Perustelut
Satakunnan koulutuskuntayhtymä on tiedonhallintalain (2019/906) tarkoittama tiedonhallintayksikkö. Hallintosäännön 48 §:n mukaan yhtymähallitus vastaa siitä, että tiedonhallintalain 4.2 §:n vastuut, käytännöt ja valvonta on määritelty kuntayhtymässä sekä
- vastaa tiedonhallintalain mukaisten kuvausten koostamisesta ja ylläpidosta (tiedonhallintamalli (5 §), muutosvaikutusten arviointi (5 §) ja asiakirjajulkisuutta koskeva kuvaus (28 §),
- vastaa 19 §:ssä säädetystä tietoaineistojen sähköiseen muotoon muuttamisesta ja saatavuudesta,
- vastaa tietoturvallisuusjärjestelyistä, tietojärjestelmien toiminnasta ja yhteentoimivuudesta sekä tietovarantojen yhteentoimivuudesta (2 §:n 13 kohta, 5 §, 12–17 §, 22–24 §) sekä
- vastaa asianhallinnan ja palvelujen tiedonhallinnan järjestämisestä sekä tietoaineistojen säilyttämisen järjestämisestä (21 §, 25–27 §).
Lisäksi yhtymähallitus
- antaa tarkemmat määräykset asiakirjahallinnon hoitamisesta sekä asiakirjahallinnon johtavan viranhaltijan ja tulosalueiden asiakirjahallinnosta vastaavien henkilöiden tehtävistä,
- päättää tiedonohjaussuunnitelman yleisistä periaatteista sekä
- nimeää kuntayhtymän arkistonmuodostajat ja rekisterinpitäjät, mikäli hallintosäännössä ei ole määrätty rekisterinpitäjää.
Kuntayhtymässä on syksyn 2023 ja kevään 2024 aikana valmisteltu tiedonohjaussuunnitelmaa osana laajempaa tiedonhallintaprojektia. Syksyllä 2023 otettiin käyttöön asianhallintajärjestelmä sekä sähköinen kokoushallinta (CaseM). Tiedonhallintalain edellyttämä tiedonhallintamalli ja asiankirjajulkisuuskuvaus valmistuvat vuoden 2024 aikana osana Digiturvamalli-sovelluksen käyttöönottoprojektia. Tiedonhallintaprojekti jatkuu uuden sähköisen arkiston (SARK) käyttöönotolla vuonna 2024.
Ehdotus
Esittelijä
-
Matti Isokallio, kuntayhtymän johtaja, matti.isokallio@sataedu.fi
Yhtymähallitus päättää tiedonohjaussuunnitelman yleisistä periaatteista seuraavasti:
Satakunnan koulutuskuntayhtymän tiedonohjaussuunnitelma TOS on kuntayhtymän asiakirjojen ja niihin verrattavien tietoaineistojen rekisteröinnin, käsittelyn ja säilyttämisen ohjeisto.
Tiedonohjaussuunnitelma TOS täyttää arkistolain (831/1994) viranomaisilta edellyttämän arkistonmuodostussuunnitelman vaatimukset ja ohjaa lisäksi kuntayhtymän sähköisessä asianhallintajärjestelmässä ja sähköisessä arkistossa säilytettävää tietoa varmistaen samalla hyvän tiedonhallintatavan (Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 621/1999) mukaisen säilytyksen.
Kuntayhtymässä päätöksentekoa edellyttävät asiakirjat kirjataan TOS:n mukaisesti kuntayhtymän sähköiseen asianhallintajärjestelmään, opiskelijahallintojärjestelmään tai henkilöstöhallinnon järjestelmiin. Muuta TOS:n kuvaamaa tietoaineistoa on lisäksi kuntayhtymän muissa järjestelmissä.
Tiedonohjaussuunnitelmassa osoitetaan mitä asiakirjatietoa kunkin tehtävän yhteydessä voi syntyä, miten sitä säilytetään ja kuinka kauan. Tiedonohjaussuunnitelma määrittää sähköisen asiakirjan elinkaaren. Sataedun tiedonohjaussuunnitelmassa on käytössä ns. kuntien yhteiseen tehtäväluokitukseen pohjautuva luokitusjärjestelmä. Tehtäväluokitus palvelee asioiden luokittelua ja asiakirjatiedon arkistointia. Tehtäväluokituksen mahdolliset muutokset hyväksytään tiedonohjaussuunnitelman hyväksynnän yhteydessä.
TOS:n ylläpidosta vastaa hallintopalvelut ja TOS on kuntayhtymän toiminnan muutosten myötä päivittyvä dokumentti. Se on valmisteltu yhdessä Sataedun eri tulosalueiden kanssa ja muutokset sovitaan yhteistyössä prosessien vastuuhenkilöiden kanssa. Tulosalueet vastaavat lähtökohtaisesti omien aineistojensa TOS:n mukaisesta säilytyksestä.
Sataedun tiedonohjaussuunnitelmaa sovelletaan viimeistään 1.1.2025 alkaen kaikkeen Sataedussa tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti kertyneeseen aineistoon. Tätä vanhemmat aineistot voidaan arkistoida vuonna 2010 laaditun arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti kuntayhtymän päätearkistoon Kokemäelle.
Tarkemmat määräykset tiedonhallinnan ja asiakirjahallinnon hoitamisesta annetaan asiakirjahallinnon ohjeessa.